Налоговый кодекс предъявляет свои требования к хранению бухгалтерских и налоговых документов. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение 4 лет. Это относится и к документам, подтверждающим получение доходов, осуществление расходов, уплату налогов. Минфин отмечает, что организовать хранение налоговых деклараций, счетов-фактур, регистров налогового учета и других документов также должен руководитель организации или физическое лицо-налогоплательщик.

Сроки хранения документов

• Годовая бухгалтерская отчетность
• Должностные инструкции работников

• Личные дела сотрудников вашей компании
• Трудовые договоры

• Документы аттестации рабочих мест по условиям труда

• Первичные учетные документы
• Кассовые документы

Работа с файлами отчетности

Создание на предприятии архива электронных документов важный этап структурирования электронной информации, направленный на повышение удобства ее длительного хранения и использования при необходимости. Переход к электронному архивированию в значительной степени сокращает объем бумажной работы, а в некоторых случаях позволяет полностью отказаться от нее. На фоне традиционных архивов электронная база позволяет получить доступ к любому интересующему документу в течение нескольких минут.

В большинстве случаев хранению подлежат первичные финансовые документы, бухгалтерская отчетность, документация для налоговых органов, кадровое делопроизводство. Чаще всего работа персонала ведется с завершенными документами, декларациями и отчетами, никаких изменений в которые не предусмотрено. На их основе может быть создан электронный архив для хранения и удобного доступа.

В современных условиях необходимо не просто хранение электронных документов, а создание условий, при которых обеспечивается возможность оперативного доступа к информации, ее прочтению, определении электронной цифровой подписи и так далее. Одной из сложностей при этом выступает изменение существующих форматов электронной отчетности, связанных с появлением новых программных продуктов, технологий облачного хранения и так далее. В таких условиях сложно предугадать, окажется ли текущий формат документа через несколько лет актуальным, совместимым с используемыми программами.

Законодательно лицом, ответственным за хранение документации, как в бумажном, так и электронном формате, выступает налогоплательщик. Например, статьей 29 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» четко определяется его ответственность за хранение и предоставление электронной отчетности в области бухгалтерского учета.

Программа «Баланс-2W» представляет собой современное решение для хранения электронных данных, позволяющее иметь постоянный доступ к необходимой документации. Все бумажные документы в отсканированном виде структурированы и хранятся в общей базе, позволяющей любому сотруднику получить доступ к искомому документу в течение нескольких минут.

Наличие электронного архива позволяет не только существенно упростить и ускорить работу офисных сотрудников, но и существенно сэкономить на обустройстве классических архивов, требующих вместительных помещений и особых режимов хранения в помещении. Применение современных IT-технологий позволяет в значительной степени оптимизировать бизнес-процессы, связанные с обработкой документации, оптимизировать численность персонала и эффективность труда.

Архив «Баланс-2W» полностью соответствует следующим требованиям:

• Требованиям Налогового кодекса к хранению налоговых деклараций;
• Автоматизации корпоративного документооборота;
• Возможности предоставления документации в электронном формате третьим лицам.

Переход на электронный архив особенно выгоден для компаний, сдающих электронную отчетность по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), только начинающих свою работу, так как в дальнейшем оцифровка значительных объемов бумажной документации потребует новых ресурсов. Каким бы не был по объем документооборот, переход на хранение в электронном формате станет шагом, направленным на повышение эффективности и удобства работы, становясь важным фактором в конкурентной борьбе.

Заинтересовались предложением? Оставьте заявку на переход к электронному архиву, и наши специалисты сформируют персональное предложение, отвечающее всем потребностям заказчика.